Management Assistent

Wat ga je doen

Vanuit het hoofdkantoor van Ballast Nedam in Utrecht ondersteun je het finance managementteam, bestaande uit meerdere MT leden. Je beheert complexe agenda’s, plant afspraken en zorgt voor een efficiënte organisatie van de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van onze wekelijkse skybox-evenementen, inclusief uitnodigingen, toegangsregistratie en hospitality.

Als Executive Assistant houd je moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving waarin prioriteiten voortdurend kunnen veranderen. Je bewaakt de voortgang van acties, filtert en prioriteert informatie, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Ook wanneer de druk toeneemt, blijf je rustig, behoud je overzicht en schakel je flexibel tussen verschillende werkzaamheden en belangen.
Dankzij jouw sterke organisatorische vaardigheden, proactieve houding en verantwoordelijkheidsgevoel pak je zaken zelfstandig op en ontzorg je het Management Team. Je denkt vooruit, anticipeert op behoeften en ziet werk liggen voordat erom wordt gevraagd.

Je maakt deel uit van een team van Executive Assistants op het hoofdkantoor. Hoewel je uitstekend zelfstandig kunt werken, krijg je ook energie van samenwerken en het ondersteunen van je collega's. Je bent een echte verbinder binnen de organisatie, draagt bij aan een positieve samenwerking en springt waar nodig bij om werkzaamheden over te nemen. Samen zorgen jullie voor een professionele en efficiënte ondersteuning van de organisatie.

Binnen het team is de voertaal Nederlands en daarbij wordt er ook Engels gesproken. Daarom voel je je comfortabel in een internationale werkomgeving en kun je moeiteloos schakelen tussen beide talen, zowel mondeling als schriftelijk.

Jouw hoofdtaken:

• Beheren van een complexe agenda en plannen van afspraken;

• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen;

• Het coördineren van onze wekelijkse skybox-evenementen, inclusief uitnodigingen, toegangsregistratie en hospitality.

Aanvullende taken:

• Coördineren van nationale en internationale zakenreizen;

• Bewaken van actiepunten en opvolgen van gemaakte afspraken;

• Filteren, prioriteren en afhandelen van binnenkomende verzoeken en correspondentie;

• Het ondersteunen van andere Assistants indien nodig.